Krav til innhold i salgsdokument

Etter bokføringsforskriftens § 5-1-1 skal et salgsdokument bl.a. inneholde en beskrivelse av ytelsens art og omfang, vederlag og eventuell merverdiavgift knyttet til transaksjonen.
Etter bokføringsforskriftens § 5-1-5 skal videre avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven fremgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder dersom avgiftspliktig omsetning avgiftsberegnes etter forskjellige satser.

Skattedirektoratet uttaler i brev av 2. februar 2010 til systemleverandøren at det er av stor betydning for den avgiftsmessige behandlingen hos kjøper at overnattings- og serveringstjenestene blir spesifisert på en nøyaktig måte i salgsdokumentet. Som et minimum må en overnattingsbedrift som selger overnattingstjenester som også inkluderer måltider, spesifisere overnattingstjenesten og de ulike måltidene som inngår i prisen. Dersom det er avtalt pensjonspriser og avgiftsberegningen skjer etter prinsippene i merverdiavgiftsforskriftens § 5-5-1 (tidligere forskrift nr. 74), er det tilstrekkelig å spesifisere ”rom” og evt. ”hel-” eller ”halvpensjon” samt merverdiavgift knyttet til hver av ytelsene.

Enkelte overnattingsbedrifter tilbyr sine gjester s.k. ”gratis” måltider, ved at man i overnattingsprisen for eksempel har inkludert et kveldsmåltid. Skattedirektoratet har til NHO Reiseliv uttalt at også slike måltider skal spesifiseres på gjestens regning for å oppfylle kravene til salgsdokuments innhold i bokføringsforskriften.

Kravene til dokumentasjon av salg kan ikke sees isolert fra kravene til dokumentasjon av kjøp. Selger av en vare eller tjeneste må således spesifisere ytelsens art og omfang slik at både kjøperen selv og evt. kontrollinstanser har mulighet til å se hva dokumentasjonen gjelder. Dette vil være med å sikre korrekt bokføring av både kjøp og salg, samtidig som det muliggjør etterkontroll av at bokføringen er korrekt i forhold til pliktig regnskapsrapportering, både mht. skatt, avgift og regnskap. Dersom et hotell for eksempel tilbyr overnatting med frokost og tilsynelatende ”gratis” kveldsmat, kan dette spesifiseres som ”halvpensjon” på gjestens regning, samt merverdiavgift knyttet til hver av ytelsene. Hvis man ikke benytter seg av pensjonspriser, må overnattingstjenesten og de ulike måltidene (her frokost og kveldsmat) spesifiseres særskilt i salgsdokumentet.
Skattedirektoratet presiserer i brevet av 02.02.2010 til systemleverandøren at det ikke er et krav om å spesifisere merverdiavgift for hver varelinje, men at salgsdokumentet må innrettes slik at det ikke er tvil om hvilke varelinjer som skal avgiftsberegnes med hvilke satser, eventuelt varelinjer hvor det ikke skal beregnes merverdiavgift.