Hvordan lage egen sykefraværsstatistikk

Trinn 1: Presenter data ryddig
Det første steget i en analyse av sykefraværsdata er å få oversikt. Presenter data i leselige tabeller, figurer eller grafer. Sørg for at alle ansatte kan lese og forstå framstillingen.Framstillingen må synliggjøre vesentlige trekk ved fraværet.

Del datamengden inn i ulike grupper og se på fraværet innenfor disse gruppene. Typiske eksempler på gruppeinndeling er: alder, kjønn og avdeling innenfor virksomheten. For hver gruppe er det greit å kunne skille mellom korttidsfravær (opp til 3 dager) og langtidsfravær (mer enn 3 dager). Det er viktig at gruppene ikke blir for små. Det er verken statistisk eller etisk riktig. Statistisk er små grupper feil fordi én person påvirker fraværet så sterkt. Etisk fordi det er så lett å identifisere og henge ut enkeltpersoner.
 
Trinn 2: Kikk på data - få fram felles forståelse
Start med å se på dataene. Les dem gjerne høyt for hverandre for å gjøre innholdet helt tydelig. Hver enkelt skriver så ned:

• Hva er det som overrasker dere?
• Hva er det som bekymrer dere?
• Hva er det som gleder dere?
• Hva er det dere ikke tror på?
• Fikk dere bekreftet noe dere hadde mistanke om?
• Ligger noe over det nivået dere vurderer som naturlig?

Fortell hverandre og skriv ned hvordan dere forstår forholdene, og hva dere ble enige om. Da kan dere gå tilbake til den analysen senere.

Trinn 3: Sammenligning over tid. Utvikling
Følgende prosedyre kan være en grei analyse av forskjeller mellom tidsperioder: Beregn avvik mellom tidspunktene for alle grupper dere er interessert i. Sett dem opp på en ryddig måte og diskuter følgende spørsmål:

• Er avvikene innenfor en naturlig variasjon?
• Kan svingninger skyldes årstid og andre former for sesongvariasjon?
• Hadde vi spesielle hendelser i forrige periode som påvirket fraværet?
• Hadde avvikene samme "retning" i tidsperioden før?
• Hvor mange personer har vi data på? (Jo færre personer, jo større svingninger)

Spørsmålet er hele tiden om avviket fra en periode til neste, er så stort at det er grunn til å foreta seg noe, eller om det er svingninger over tid som man må regne med.

Trinn 4: Sammenligning med andre statistikker
Ikke overdriv forskjeller mellom egen statistikk og den nasjonale statistikken. Ved nærmere ettersyn viser det seg ofte at slike forskjeller ikke er så store. Men diskuter gjerne med utgangspunkt i disse spørsmålene:

• Er statistikken vår og den vi sammenligner oss med, ført på samme måte?
• Hvilken gruppe skal vi velge å sammenligne oss med?
• Hvor stort grunnlag er vår statistikk ført på? Jo mindre vår egen statistikk er, jo større variasjoner må vi regne med.
• Hvor stor variasjon er det i eget materiale?
• Hvilke forklaringer har vi på avvik mellom oss og gruppen vi sammenligner oss med?

Det er fraværet i egen virksomhet man skal gjøre noe med. Om man ligger over eller under fraværet i andre virksomheter, spiller ingen rolle.
 
Trinn 5: Hva bør gjøres med bakgrunn i disse tallene?
Uansett hvilke analyser dere velger å gjøre, må dere trekke noen konklusjoner fra analysen og vurdere om det er noe som bør gjøres med bakgrunn i statistikken:

• Bryter vi våre egne standarder?
• Er det behov for sykefraværsreduserende tiltak?

a. Forhold som kan ha betydning for fraværsnivået, men som i liten grad kan påvirkes direkte gjennom tiltak i bedriften. Dette er: kjønn, alder, sivilstand og helsetilstand. Faktorene er naturlige og foranderlige og kan forklare variasjoner i fraværet.

b. Forhold som kan forklare variasjoner i fraværsatferd, og som ofte kan endres gjennom direkte tiltak på arbeidsplassen. Dette er: stilling og jobbinnhold, kompetansenivå, ledelsesstrukturer, arbeidsmiljøforhold, arbeidstidsordninger, skift- og turnusarbeid og lønnssystemer. Her vil tiltakene som foreslås og iverksettes måtte være av en annen karakter enn i a).

c. Forhold som samfunnet utenfor bedriften bestemmer, og som heller ikke kan endres i bedriften, men fører til nye handlinger/tiltak i bedriften. Dette er: sysselsettingen, sykeligheten i befolkningen, næringsstruktur, kravene i arbeidslivet og endring av regelverk. Forholdene må tillegges vekt, men i denne sammenhengen danner de først og fremst et bakteppe for deres egen fraværsanalyse.

Den nasjonale sykefraværsstatistikken finnes på www.ssb.no eller på sidene til www.idebanken.org

Utarbeidet av Arne Bernhardsen på bakgrunn av artikkel av Hans Torvatn og annet stoff fra
temaheftet Sykefraværsanalyse, samt fra faktaarkene nr. 43, 44, 49, 50, 51, 72, 74. Faktaarkene finner du på Idebanken for sykefravær: www.idebanken.org