Det er stille på Heim St.Hanshaugen en onsdag ettermiddag. Bordene er dekket, glassene står klare, og kjøkkenet gjør seg klar for kveldens gjester. Inne på bakrommet sitter Anja Skjævestad, Chief F&B Systems and Procurement Officer, i Heim-gruppen. Hun er ansvarlig for alt som kjøpes inn – fra øl og kjøtt til matteutleie og gass. For henne handler drift like mye om at tallene går opp som om at Heim er et godt sted å være gjest hos.

Tallene var lenge et puslespill. Noe kom som leverandørutskrifter, noe som pdf på e-post, andre var tall som lå i egne portaler. Ingen ga hele bildet. Resultatet ble at Anja satt med tunge regneark og avsetninger som ofte ikke stemte med virkeligheten.

– Før var det som å ta imot en bestilling uten bordnummer, sier hun. Du har informasjon, men ikke nok til å sette den på rett sted.

Seks steder - samme problem

Heim-gruppen driver seks restauranter i ulike byer, med samme ambisjon om å gjøre best mulig innkjøp. De visste at volumet kunne gi gode bonusuttellinger, men oversikten var for dårlig til å følge det opp i praksis. Mat og drikke lå i ett system, non-food i et annet, og bonusen ble først synlig når kvartalet var over. Da var det for sent å gjøre endringer.

Vendepunktet: én oversikt over alt

Alt endret seg da innsiktsverktøyet ble tatt i bruk. For første gang fikk de se hele bildet med mat, drikke og non-food - samlet i ett og samme dashboard.

– Å ha tilgang til innsiktsverktøyet betyr at vi har mye mer data på alle de kjøpene vi gjør. Det gjør at det blir lett å se avvik og lettere å se hvor vi må gjøre endringer, sier Anja.

Nå går hun inn hver måned rundt den 15., når tallene er oppdatert fra leverandørene. Hun ser hvordan kjøpene fordeler seg, hvilke linjer som bygger bonus, og hva som må justeres. Det gir god kontroll underveis, ikke bare i etterkant.

Vaner som kostet dyrt

En av de første oppdagelsene de gjorde var hvor dyrt det kan være med gamle vaner. Varelinjer som hadde vært med helt siden oppstarten i 2015, men som aldri hadde bygget bonus, dukket plutselig opp i oversikten.

– Vi oppdaget et par store linjer vi hadde kjøpt i årevis uten at de ga noe igjen. Det var bare å endre i handlelisten, og vi sparte masse penger, forteller Anja.

Det var ikke avansert analyse, men rett og slett synligheten på tallene som gjorde det enkelt for oss å ta riktige valg.

Når menyene skifter og prisene stiger

Verktøyet ble raskt en del av hverdagen. Heim bruker det ikke bare til å sjekke status, men som et aktivt beslutningsgrunnlag.

– Hver gang vi endrer menyene, eller når leverandørene skrur opp prisene, så går vi inn for å se hva som lønner seg. Da ser vi raskt om vi kan bytte varer til avtaler som bygger bonus, sier Anja.

Det samme gjelder for det som ikke er mat. Alt fra internkontroll til gassflasker legges inn i oversikten. Mange små linjer summerer seg til store beløp når de samles på riktig avtale.

Resultatet: mer tid, mer kontroll og lavere kostnader

Effekten har vært tydelig. Først og fremst på tid.

– Jeg har spart enormt mye. Før måtte jeg knote i Excel, nå får jeg det jeg trenger med noen få klikk. Og man trenger ikke være god på data for å bruke det. Det er laget veldig enkelt, sier hun.

Kontrollen er bedre. Bonusen kan følges opp hver måned. Avsetningene treffer bedre og regnskapet stemmer bedre med virkeligheten. Og kanskje viktigst av alt: kostnadene har gått ned. Heim har optimalisert innkjøpene sine og funnet igjen store summer.

– Det gjør arbeidsdagen vår mye mer effektiv, og får mer tid til det vi liker best: å være sammen med gjestene våre og de som jobber her, sier Anja.

En oppskrift alle kan følge

Erfaringen Heim har gjort, kan kokes ned til en oppskrift som passer for alle som vil få mer ut av innkjøpene sine:

1. Se på de største linjene først. Her ligger de raskeste gevinstene.

2. Bytt ut varer som ikke bygger bonus. Små justeringer kan gi store utslag.

3. Sett av en fast dag. Etter den 15. i hver måned er tallene klare – da får du det mest riktige bildet.

4. Ta med teamet. Når kokkene og lederne ser de samme tallene blir det lettere å ta gode valg.

– Det er ikke komplisert. Du kan ikke gjøre feil, det er bare å klikke seg fram, sier Anja.

En ny medlemsfordel fra NHO Reiseliv Innkjøpskjeden

Innsiktsverktøyet er NHO Reiseliv Innkjøpskjedens kanskje viktigste medlemsfordel: et digitalt verktøy som gir deg full oversikt over innkjøpene dine.

Er du medlem av NHO Reiseliv Innkjøpskjeden får du enkelt tilgang til innsiktsverktøyet her.