Som en stor kantineaktør kjøper Toma inn bakst til omlag 16 millioner i løpet av et år. Hvor mye av baksten som forble uspist hadde de bare innsikt i når det ble til svinn. Den enkelte kantine kjøpte inn av vane og via enkeltavtaler.

–  Vi ville fortsette å støtte lokale bakerier – men vi trengte også bedre kontroll, sier Simen Braut Olaussen, som jobber som innkjøpsansvarlig på konsernnivå i Toma Gruppen.

Tallene avslørte mønstre

Da innsiktsverktøyet ble lansert tidlig i 2025, begynte Simen å analysere kjøp av bakst på tvers av regioner, kategorier og leverandører.

– Jeg er over gjennomsnittet glad i tall og analyse. For meg som innkjøper er innsiktsverktøyet en gullgruve, sier han.

Analysene viste at enkelte kantiner bestilte mer fersk bakst enn det reelle behovet tilsa. Med bedre datagrunnlag ble det mulig å ta grep tidligere. Internt startet de det som ble kalt «det store brødprosjektet» – et arbeid for å gjøre innkjøpene mer behovsstyrte og mindre av vane.

Fra vane til behovsstyrt bestilling

Innsiktsverktøyet er et digitalt verktøy for medlemmer av NHO Reiseliv Innkjøpskjeden. Det samler innkjøpene dine i én oversikt. Bestilling av varer fra ulike leverandører utgjør utvikling over tid og synlig bonusopptjening.

Neste steg var å omsette tallene til konkrete grep i hverdagen. Løsningen ble å justere sortimentet og dele det i to tydelige spor: fersk bakst der det gir verdi, og bake-off for mer fleksibilitet og som tiltak for å redusere svinn.

På fersk bakst samarbeider Toma med blant annet Nærbakst, Christiania Gourmet og lokale bakerier i regionene. Bake-off har blitt et viktig supplement, med Lantmännen Unibake som leverandør. Bake-off leveres som deigemner og lettstekte brød som ferdigstekes lokalt.

Mindre risiko for svinn

Overgangen til mer bake-off krevde justeringer i driften. I en travel kantinehverdag er endringsarbeid noe som må tas på alvor. Simen fremhever støtten de fikk fra Lantmännen Unibake i overgangen:

– De dro på norgesturné og kurset Toma sine driftsansatte i hvordan de skulle endre rutiner og jobbe videre med bake-off. Tilbakemeldingene jeg har fått fra drift har vært unisont positive: «Oi, er det så enkelt?»  Det har blitt en annen hverdag når de enkelt kan få ferdigstekt brød med sprø skorpe rett fra ovnen.

For enkelte kantiner, særlig de som ligger langt unna nærmeste bakeri, hadde fersk bakst også vært en logistisk utfordring. Enkelte kunne oppleve at dagsferskt brød ble tørt eller mugnet på grunn av lange transportetapper.

– For oss har det vært avgjørende ikke bare å levere produkter, men også kompetanse. Opplæring og kurs for ansatte ute i kantinene har gjort endringene enkle å ta i bruk i en travel hverdag, forteller Key Account Manager i Lantmännen Unibake, Maria Fyrvik, som har jobbet tett sammen med Toma om prosjektet.

Innsiktsverktøyet gir bedre styring

Toma leverer tjenester innen renhold, kantine og catering, eiendomsdrift og camps. Konsernet har vært medlem i NHO Reiseliv Innkjøpskjeden siden 2016. Med sine 240 innmeldte serveringssteder, er det et mål for dem å samle innkjøpsvolum.

–  Vi satte et måltall på 92 prosent lojalitet i 2025 og endte over 93. I år sikter vi mot 94 prosent. Signerer vi en innkjøpsavtale så skal vi være lojale mot de avtalene, forteller Simen.

Rapporter fra innsiktsverktøyet brukes også av regionsjefer og kjøkkensjefer i deres interne «BR‑møter» (Business Review-møter). Der kan de finne avvik, som manglende bonusuttak eller kjøp som burde gått via grossist – eller omvendt.

– I BR‑møtene blir det ofte aha‑opplevelser. Dette er innsikt mange ikke ville tenkt over i bestillingsøyeblikket, forteller Simen.  

Behovsstyrt innkjøp som virkemiddel

NHO Reiseliv er en av eierne av Matvett, som koordinerer innsatsen mot matsvinn gjennom kampanjen #KuttMatsvinn Servering 2030. Som deltaker der er det viktig for Toma å finne virkemidlene som kutter unødvendig svinn. Et mer behovsstyrt innkjøp gjør dette arbeidet enklere. Her spiller bake-off også en rolle, fordi brød kan stekes ved behov og risikoen for overproduksjon reduseres. I tillegg samarbeider Toma og Lantmännen Unibake om menyutvikling, der svinnreduksjon er en del av vurderingsgrunnlaget.

 – Innsikten Toma har fått gjennom innsiktsverktøyet, kombinert med fleksibiliteten og kvaliteten bake-off gir, samt opplæring av ansatte, har gjort det mulig å gå fra vane til mer behovsstyrt drift, uten at det går på bekostning av kvalitet eller gjesteopplevelse, sier Maria.

Små justeringer gir stor samlet effekt

Når volumet er stort – om lag 1,7 millioner måltider i året – gir selv små endringer betydelig samlet effekt. Analysene avdekket enheter som bestilte mer fersk bakst enn nødvendig. Dialog mellom drift og leverandører førte til justert sortiment, tydeligere behovsstyring og mer riktig bruk av bake-off. Resultatet er lavere svinn, mer fleksibilitet og jevnere kvalitet, uten at det går på bekostning av gjesteopplevelsen.

– Jeg oppfordrer flere organisasjoner til å ta i bruk innsiktsverktøyet. For oss som virksomhet har det hatt stor verdi, avslutter Simen.