Det er formiddag på Vespa & Humla i Oslo. Kokkene gjør klar mice en place, det lukter nytraktet kaffe, og selv om det enda er noen timer til dørene åpnes for gjestene er det hektisk aktivitet i restauranten.

Midt oppi alt dette sitter daglig leder Markus Presttun Hindenes foran skjermen. Der har han Innsiktsverktøyet, som over tid samler detaljer over alle innkjøp. Her vises det hva slags innkjøp de gjør og hvilke kjøp som bygger bonus og ikke.

Før var det helt annerledes. Innkjøpene ble gjort fra mange ulike leverandører og i ulike kanaler. Noe ble ført i Excel - det meste med magefølelsen. Det fungerte, helt til det ikke gjorde det lenger.

– Før måtte jeg sette av en hel dag til å gå gjennom alle bestillingene og følge opp alt. Nå tar det en maks time, sier Markus. 

Fra magefølelse til faktiske tall med innsiktsverktøyet

Vespa & Humla er kjent som et sted det er godt å være gjest hos. Det er mange som har restauranten på løkka som sitt stamsted. Men, som alle som driver restauranter vet, det er en herlig miks av kaos, rutine og små mirakler som får alt til å fungere. Da er det godt å kjenne på at oppi alt dette, finnes det noe som gir mer kontroll og bedre styring.

– Vi hadde kontroll før også, men kanskje ikke alltid god nok oversikt. Du vet du får en bonus fra innkjøpene, men ikke hvor mye før helt i slutten av perioden, sier medeier Rolf Solvik-Nilssen.

Mye endret seg da de tok i bruk Innsiktsverktøyet fra NHO Reiseliv Innkjøpskjeden. Der fikk de se alt – mat, drikke og nonfood – samlet i ett og samme bilde.

Innsiktsverktøyet fra NHO Reiseliv Innkjøpskjeden gir restaurant- og serveringsbedrifter full oversikt over innkjøp, bonus og kostnader - alt samlet på ett sted. Når innkjøp, bonus og volum samles i ett system, blir det enklere å planlegge fremover og ta riktige valg for både kjøkken og økonomi.

– Det mest praktiske er at vi har helt klare tall på hvor mye vi har brukt og hvor mye bonus vi kan regne med å få igjen, sier Markus. – Nå kan vi planlegge fremover i mye større grad enn før. Og medlemskontingenten har vi også spart inn for lenge siden.

Den gode følelsen av tall som stemmer

For Vespa & Humla har Innsiktsverktøyet blitt et styringsverktøy. De bruker tallene som beslutningsgrunnlag: til å justere handlelister, bytte ut varer som ikke bygger bonus, og se hvor de kan samle volumet.

– Det høres banalt ut, sier Rolf, – men å oppdage at to produkter til nesten lik pris gir helt forskjellig bonus, det gjør noe med måten du tenker på.

Hver måned, når tallene fra leverandørene er oppdatert, setter de seg ned sammen og ser gjennom utviklingen.

– Når alle ser de samme tallene tar vi bedre beslutninger, forteller Markus.  –Kokkene får også mer eierskap. De forstår sammenhengen mellom valg på kjøkkenet og resultatet på bunnlinjen. Det blir bedre diskusjoner om råvarer, kvalitet og pris.

Mer trygghet og bedre styring

Et annet poeng er roen det gir. I en hektisk hverdag vet de at tallene stemmer. Effekten er tydelig; færre feilkjøp, bedre budsjetter og mer forutsigbarhet ved å se utviklingen måned for måned.

– I denne bransjen er trygghet sjelden vare. Nå vet vi hva vi får, og når vi får det, sier Rolf.

For daglig leder gir Innsiktsverktøyet et felles tallgrunnlag for kjøkken, ledelse og økonomi. De ser også en annen gevinst: bedre dialog med leverandørene. Når de vet hvilke varer det faktisk bygges bonus på, blir det enklere å forhandle.

Mer tid til det som betyr noe

For Markus og Rolf handler denne innsikten om mye mer enn bare bonus på innkjøpene. Det handler om å bruke enkle verktøy for å drive smartere.

– Å drive restaurant handler om å være lidenskapelig opptatt av to ting samtidig: en kjærlighet for det vi driver med, og en slags kjærlighet for tallene bak driften. Nå som vi har bedre kontroll kan vi bruke energien på det som faktisk betyr noe: folka og konseptet, sier Markus.