DIGITALE MØTER: Hybridmøter, der noen gjester møter opp fysisk mens andre møter opp digitalt, har blitt en viktig møteplass i dag. Foto: NHO Reiseliv.
Hvordan kan et konferansehotell være et godt vertskap for hybridmøter? Her får du flere gode tips til hvordan du kan lykkes med å skape gode hybridmøter.
Mange konferanseaktører har investert i – eller børstet støv av – videokonferanseutstyret det siste året, og mye tyder på at dette kommer til å være noe gjestene etterspør i større grad fremover også. Men hvordan kan konferansehotellene være godt vertskap og tilrettelegge på best mulig måte når halvparten av deltakerne befinner seg et annet sted enn i deres lokaler?
Denne uken arrangerte NHO Reiseliv et bransjeforum for overnattingsbedrifter der nettopp dette var ett av temaene. Sales Manager Daniel Soltvedt fra Pexip holdt et innlegg på møte der han snakket om viktigheten av å tilrettelegge for gode hybridmøter fremover. Han mener de bedriftene som lykkes med gode hybridmøter, altså en kombinasjon av fysisk og digitalt møte, vil ha et stort konkurransefortrinn:
VIKTIG: Daniel Soltvedt mener næringslivet bør tilrettelegge for gode hybridmøter fremover. Foto: NHO Reiseliv.
– I takt med den "nye normalen", der flere har hjemmekontor, og færre vil reise langt på dagstur for å delta på møter og konferanser, er det viktig at hotellene tilpasser seg. Flere og flere vil velge hoteller som kan tilby gode hybridmøter, sier Daniel Soltvedt fra Pexip, et norsk teknologiselskap som selger løsninger for videokonferansesystemer.
Å være et godt vertskap er også viktig når man skal arrangere hybridmøter. Soltvedt peker på særlig tre elementer som er viktige å få på plass skal man lykkes med denne type møter:
– Som arrangør må man først og fremst synliggjøre at man kan tilby slike digitale muligheter for kunder som ønsker å arrangere møter, er Soltvedt sitt første tips.
Dette kan for eksempel gjøres gjennom en integrert del i bookingprosessen til bedriften, dersom man representerer overnattingsbransjen.
Undersøk hvilke muligheter som finnes, og velg en så fleksibel og feilfri videoteknologiløsning som mulig. Det er viktig at gjestene, som deltar på møtet, opplever at alt fungerer uten problemer når de kommer. Det vil skape merverdi for bedriften din.
– Det betyr at bedriftene må trene opp sine ansatte på hvordan de skal håndtere teknologien i forkant av møtet.
Han legger også til at overnattingsbedriftene, som er eksperter på mottakelsen av fysiske gjester, må huske på å tilby en like god digital velkomst i forkant av hybridmøtene.
Når du får de digitale løsningene på plass, er det viktig å tenke over presentasjonsformen.
Skal du tale foran en forsamling i et hybridmøte, kan det være lett å bli forvirret. Skal man se på de personene som er i rommet, eller se rett inn i kameralinsen? Soltvedts beste råd er å huske på å inkludere alle - både de som møter opp fysisk, men også digitalt.
– Men du kan kanskje henvende deg mer til videodeltakerne som primærmålgruppe når du snakker, sier Soltvedt.
Pass på at lokalene har de mulighetene som trengs. Det betyr ikke at du må kjøpe inn flott, dyrt utstyr, men tenk heller på plasseringen av bord og stoler med tanke på skjermen. Det skal være en god vinkel til skjermen, som alle skal få god synlighet til – uten at noen møbler står i veien for den.
– Og dersom kameraet er plassert rett over lerretet, og det står et avlangt bord foran, bør arrangøren stå og snakke på den andre enden av bordet. Da vil både de digitale og fysiske gjestene få en god oversikt over vedkommende, understreker han.
Dobbeltsjekk om lyden er bra! Er kvaliteten på bildet bra nok? Alt i alt, hvordan man setter opp teknologien i lokalet er med på å bidra hvordan folk vil oppleve møtet.
FLERE TEMAER: Kjersti Aastad, politisk rådgiver i NHO Reiseliv, var ansvarlig for Bransjeforum Overnatting. Hun tok en gjennomgang av NHO Reiselivs prioriterte saker i neste Storingsperiode. Foto: NHO Reiseliv.
NHO Reiseliv mener at et anbudssystem kunne løst problemet med at kommunen opptrer som konkurrent og tilsynsmyndighet.
NHOs nye økonomibarometer bekrefter igjen at reiselivet er en av de aller hardest rammede bransjene som følge av koronaviruset.
Mona J. Saab, administrerende direktør i Big Fish Adventure, blir ny president i NHO Reiseliv. Hun blir den første kvinnelige presidenten i NHO Reiseliv.