Regler for avbestilling

Den som bestiller julebord og konferanser er bundet av sin bestilling. Dette betyr at den som bestiller julebord, hotellrom, konferanser eller annet, blir bundet av sin bestilling straks bestillingen er foretatt.

Dette gjelder enten bestillingen er gjort muntlig eller skriftlig. Det er normalt ingen angrerett i slike tilfeller.

Det at man blir bundet av bestillingen innebærer at man ikke kan trekke seg fra avtalen uten rettslige konsekvenser. Det betyr at dersom den som har bestilt julebord av en eller annen grunn ikke ønsker eller kan stå ved avtalen, så må man selv bære de økonomiske konsekvensene av dette. Dette gjelder selv om årsaken til at man avbestiller skyldes forhold man selv kanskje ikke rår over.

Det hender at den som avbestiller er utsatt for særlige omstendigheter utenfor hans/hennes kontroll, som vedkommende ikke kunne forutse da man inngikk avtalen, og som bestilleren med rimelighet heller ikke kunne ha unngått eller overvunnet konsekvensene av.

For eksempel kan dette være forhold som endrer forutsetningene for bestillingen, eller som for eksempel gjør det uforholdsmessig vanskelig eller økonomisk uforsvarlig å gjennomføre reisen/oppholdet/arrangementet. Dette kalles tradisjonelt for force majeure, og ble i mange tilfeller anført å utgjøre grunnlag for å fri seg fra avtaler blant annet i forbindelse med covid-19-utbruddet, og konsekvensene av dette.

Hvorvidt vilkårene for force majeure er oppfylt, må vurderes isolert i hvert enkelt tilfelle.

Hva er force majeure? Les mer på lovdata.no

Dersom det ikke er avtalt egne regler for avbestilling, er bestiller som hovedregel bundet av bestillingen. Det betyr at man ikke uten videre kan avbestille et julebord, en konferanse eller et annet arrangement uten økonomiske konsekvenser.

Bestiller kan derfor bli forpliktet til å betale for det som er bestilt, selv om arrangementet blir avlyst.

Hotellet eller restauranten har samtidig plikt til å begrense sitt eget økonomiske tap. Dette kalles tapsbegrensningsplikt. Hvis bedriften for eksempel klarer å selge varene eller kapasiteten til noen andre, skal denne inntekten trekkes fra det beløpet bestiller eventuelt må betale.

Partene kan også bli enige om en annen løsning, for eksempel at bestiller betaler en bestemt prosentandel av avtalt pris eller et fast beløp.

Det foreligger i enkelte tilfeller en såkalt "sedvanerettslig adgang til avbestilling uten plikt til å betale erstatning".

Med «sedvanerettslig» menes her at retten til å avbestille kan følge av etablert praksis, selv om dette ikke er uttrykkelig avtalt eller står i en lov.

Det er noe uklart hvor langt en slik sedvanerettslig avbestillingsrett rekker, for det er lite rettspraksis på området. Det betyr at det finnes få dommer som avklarer nøyaktig når en slik avbestillingsrett gjelder.

I tillegg tillates i mange tilfeller avbestillinger av ren kulans. Dette betyr at hotellet/restauranten aksepterer avbestillingen uten å ta stilling til hvorvidt den er rettmessig eller ikke.

Kulans betyr altså at bedriften velger å godta avbestillingen som en service eller imøtekommenhet, uten at kunden nødvendigvis har et juridisk krav på det.

De mest nærliggende eksemplene på slik sedvanerettslig basert avbestillingsrett er for eksempel privatpersoners avbestilling av hotellrom eller avbestilling av et bestilt bord på restaurant.

Det er imidlertid også i slike tilfeller en forutsetning for å kunne avbestille at avbestillingen skjer så vidt tidlig at hotellet og/eller restauranten gis en reell mulighet til å få omsetning på bordet/hotellrommet.

I praksis betyr det at avbestillingen må skje tidlig nok til at bedriften faktisk kan rekke å selge rommet eller bordet til noen andre.

Om dette vilkåret er oppfylt må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Det å bare avstå fra å komme gir under ingen omstendigheter rett til å fri seg fra avtalen.

Å ikke møte opp er altså ikke det samme som å avbestille.

NHO Reiselivs advokater oppfordrer alle våre medlemmer til skriftlig å presisere vilkårene for rett til avbestilling, eventuelt ingen rett til avbestilling overhodet, i avtalen. På denne måten sikrer man at bestiller er innforstått med hvilke betingelser som gjelder. Vilkårene for avbestilling bør gjenspeile hvilken type bestilling man står overfor. Det er naturlig å operere med helt andre vilkår for bestilling av større konferanser, enn det er for bestilling av julebord for få personer. Den enkelte virksomhet må selv vurdere hvilke betingelser man finner rimelig.

Vi oppfordrer alle til å benytte seg av NHO Reiselivs standardavtaler for bestillinger av konferanser og andre arrangementer av en viss størrelse. Her kan man legge inn vilkår for avbestilling, f eks full rett til avbestilling x antall uker/måneder forut for arrangementsdato, med eventuell reduksjon i avbestillingsadgangen, jo nærmere man kommer arrangementsdato.

For bestillinger i forbindelse med julebord og lignende kan dette gjøres relativt enkelt. Det er naturligvis fritt opp til partene å bestemme avbestillingsvilkårene. Dersom restauranten/hotellet ikke aksepterer avbestilling overhodet, kan dette eksempelvis presiseres med følgende;

Bestillingen er bindende fra det øyeblikk denne er muntlig eller skriftlig bekreftet av virksomheten.  Ved eventuell avbestilling eller manglende oppmøte vil bestillingen bli fakturert med et gebyr tilsvarende kr x/x % av bestillingens pålydende.

Det er naturligvis også full anledning til å presisere at forhold på bestillers side, herunder sykdom, karantene eller force majeure-lignende forhold, er forhold som den enkelte bestiller selv må bære konsekvensene av. 

I utgangspunktet vil dette medføre at bestilleren heller ikke vil ha plikt til å stå ved avtalen, og bestiller har derved heller ikke noen betalingsplikt. Dette baserer seg på utgangspunktet om at vederlaget skal korrespondere med den vare eller den tjeneste som følger av avtalen. Når hotellet/restauranten ikke kan levere sin vare/tjeneste på grunn av slike forhold, bortfaller også betalingsplikten.

Kort forklart: Hvis myndighetene gjør det ulovlig eller umulig for bedriften å gjennomføre arrangementet, skal kunden som hovedregel heller ikke betale for en tjeneste som ikke kan leveres.

Men dette gjelder kun dersom annet ikke er avtalt. Det er fullt tillatt også å avtale et rimelig vederlag ved tilfeller som nevnt, for på denne måten å sikre seg at man i det minste får dekket omkostningene man har hatt i anledning forberedelsene av det aktuelle arrangementet. Et slik avtalevilkår kan f eks lyde;

"For det tilfellet at hotellet/restauranten i perioden fra avtalens inngåelse, og frem til arrangementsdato, pålegges restriksjoner fra myndighetenes side som medfører at arrangementet ikke kan gjennomføres, påløper det likevel et vederlag på kr xxx til dekning av de omkostninger hotellet/restauranten har hatt i forbindelse med forberedelsene av arrangementet."

Dersom en kunde avbestiller et arrangement som i tid ligger senere en den foreløpig varslede tidsbegrensede periode, må avbestillingen vurderes ut fra læren om antesipert mislighold.

«Antesipert mislighold» betyr her at kunden avbestiller fordi det allerede på avbestillingstidspunktet fremstår som klart at avtalen ikke vil kunne gjennomføres senere.

I så fall må det på tidspunktet for avbestilling fremstå som klart at hindringene også vil være til stede når arrangementet er avtalt å gå av stabelen. Dette må vurderes konkret.

Det er altså ikke nok at det finnes restriksjoner når kunden avbestiller. Det må også være klart at restriksjonene vil hindre arrangementet på selve arrangementsdatoen.

Dersom man mottar en slik avbestilling, bør hotellet/restauranten oppfordre bestiller til å avvente avbestillingen inntil de rettslige forutsetningene for gjennomføringen av arrangementet er avklart. I motsatt fall vil må den som avbestiller bære risikoen for å klare å sannsynliggjøre at det på avbestillingstidspunktet likevel var klart at arrangementet ikke ville latt seg gjennomføre som følge av pålagte myndighetsrestriksjoner.

Bestiller kunden tidlig, må kunden med andre ord kunne sannsynliggjøre at det allerede da var klart at myndighetsrestriksjonene ville gjøre arrangementet umulig å gjennomføre.