Krav til areal/innredning/utstyr
Som lokalsamfunnets ansikt utad er det viktig at turistkontoret framstår som et hyggelig sted å være. Alt fra uteområde til inngang og innemiljø har betydning. Ved innredning av nye kontorer/arealer er det nyttig å besøke andre turistkontorer, for å få tips. Arealbehovet vil være forskjellig fra kontor til kontor, men ideelt sett bør man ha:
- Publikumsområde med tilgang til brosjyremateriell og internett
- Skranke eller annen mottaksfunksjon (frittstående "øyer" o.l.)
- Arbeidsplass i forbindelse med kundemottak samt kontorplasse(r) for andre oppgaver
- Lager
- Utstillingsplass for varer for salg
- Toalett
- Spise-/oppholdsrom
- Telleapparat for registrering av besøkende, som grunnlag for statistikk
Publikumsområdet
Dette området må være tilpasset den trafikken som forventes. For eksempel kan kølappsystem kan vurderes. Ved stor trafikk er det fordelaktig å ha så stort publikumsområde at turistene kan bruke tiden til å bli kjent med de muligheter som lokalområdet gir.
Lager
I perioder er det behov for lagerplass for til dels store brosjyremengder. Til tross for at vi i dag lever i en nettbasert verden, ser brosjyremengden ikke ut til å avta nevneverdig. Her kan det forventes en endring. Annet som krever lagringsplass er suvenirartikler, bøker, kart, utstyr for utleie etc.
Toalett
De ansatte må ha tilgang til toalett som del av sin arbeidsplass. Slike krav til fysisk arbeidsmiljø ivaretas gjennom Arbeidsmiljøloven. De besøkende kan også ha behov for toalett. Eget toalett for besøkende er en fordel.
Generelle krav til lokalene
Lokalene må være funksjonelle både for arbeidstakere og besøkende. Et viktig forhold er kravet om universell utforming. Dette kravet skal sikre alle tilgang til tilbud, også personer med funksjonshemming. Regjeringen har utarbeidet en egen handlingsplan for dette – en plan for universell utforming innenfor viktige samfunnsområder. Denne strategien er et godt bidrag til å finne løsninger som kan brukes av alle uansett funksjonsevne.
Skilting
Gjennom autorisasjonsordningen er det regler for bruk av i-skilt for turistinformasjon. Kontorer med autorisasjon i klasse 1 (helårsåpent kontor) benytter i-skilt med grønn bunn. Kontorer med autorisasjon i klasse 2 (sesongåpent kontor) benytter i-skilt med rød bunn. Disse skiltene angir at det på stedet blir gitt velkvalifiserte informasjonstjenester til turister. Skiltene blir tildelt når man er autorisert. Det er ulovlig å etterligne i-skiltet i idé, utforming eller anvendelsesområde uten tillatelse fra NHO Reiseliv i hvert enkelt tilfelle. Skilting langs offentlig vei gjøres med offentlige trafikkskilt i overensstemmelse med Skiltnormalen til Statens Vegvesen. Turistkontor er skilt nr 637 i denne skiltnormalen.
For reklameskilter gjelder veglovens §33 som sier følgende:
§ 33. Reklameskilt eller liknande innretning må ikkje utan løyve plasserast ved offentleg veg eller plasserast slik at dei er retta mot vegtrafikken eller er synleg for dei vegfarande. Reklameskilt eller liknande innretning som syner namnet åt ei verksemd eller kva verksemd det er, eller som på annan måte reklamerer for verksemda, kan likevel plasserast på bygningane åt verksemda utan løyve. Mer om Vegloven, se www.lovdata.no
Ansvarlig eier av turistkontor må påse at informasjonsskilt av riktig type blir plassert på best mulig måte (både av hensyn til regelverket og turisten som skal finne fram). Plan- og bygningsloven har bestemmelser om skilt og reklame i §107. Som hovedregel heter det her at skilt, reklameinnretninger o.l. skal godkjennes av kommunen før de settes opp. Mer om Plan- og bygningsloven, se www.lovdata.no.
For å sikre god skilting er det nødvendig å sette seg inn i turistenes situasjon. Hvor kommer de fra? Er hele veien godt skiltet eller glipper skiltingen underveis?
Parkeringsbehov og parkeringsløsninger
En stor del av de besøkende til turistkontorene kommer med egen bil og har følgelig behov for å parkere denne i nærheten av kontoret. Også busser og bobiler har parkeringsbehov. I større byer kan det være vanskelig å tilby parkering i nærheten.
Det er vanskelig å gi anvisning på hvordan parkeringsbehovet skal løses fordi forholdene varierer så sterkt fra sted til sted. En generell regel kan imidlertid være at besøkende som bare stopper for et kort besøk på turistkontoret, bør finne parkeringsplass like i nærheten, helst ikke lengre unna enn 2-3 min. gangtid.
For å sikre parkering for besøkende til kontoret, kan en løsning være å leie plasser i nærheten. Disse kan merkes med "besøkende til turistkontoret". En slik løsning krever også skilting til parkeringsplassen.
Behovet for parkeringsplass vil avhenge av besøksvolum. Erfaringstall fra tidligere år eller fra andre kontorer kan gi god anvisning på hvor mange plasser en bør sikre for besøkende. Alle som har ansvar for drift av et turistkontor bør imidlertid tenke grundig igjennom om behovet for parkeringsplasser er tilfredsstillende dekket, eller om en kan finne bedre løsninger enn den eksisterende. Vær oppmerksom på at publikum forventer toalettilbud på et turistkontor. Tilrettelegging for bussparkering får konsekvenser for toalettkapasitet.