Beredskapsveileder for hotell og restaurant

Hotell- og restaurantbransjen må ha god beredskap for klimarelaterte hendelser som flom, storm og skogbrann. Denne veilederen gir konkrete råd og retningslinjer for krisehåndtering, slik at bedriften står bedre rustet når alvorlige hendelser oppstår.

Beredskap i hotell- og restaurantbransjen blir stadig viktigere i takt med klimaendringene. Hetebølger, flom, storm, tørke og skogbrann rammer oftere og med større kraft, og kan sette både gjesters og ansattes sikkerhet i fare.

Denne veilederen i katastrofeberedskap for hotell og restaurant hjelper virksomheter med å forberede seg på, håndtere og gjenoppbygge etter naturkatastrofer og klimarelaterte hendelser.

Veiederen er utarbeidet av Hotel Resilient og HOTREC, bygger retningslinjene på forskning fra EU-prosjektet Myriad.

Målet er å styrke krisehåndtering og risikostyring i reiselivet, slik at bedriftene står bedre rustet når alvorlige hendelser inntreffer.

Formålet med veilederen

Formålet med beredskapsveilederen er å hjelpe bedrifter innen overnatting og servering med å forberede seg på, stå støtt under en hendelse, og å komme tilbake til normal drift etter en katastrofe eller klimarelatert hendelse.

Merk: Vær oppmerksom på at denne veilederen ikke dekker bærekraft, som hovedsakelig fokuserer på beskyttelse og forvaltning av miljøressurser, habitater og lokalsamfunn. Søkelyset i denne veilederen er på katastrofeberedskap.

Hva menes med katastrofeberedskap?

Denne veilederen definerer katastrofeberedskap som evnen til å motstå og gjenoppbygge etter at en naturkatastrofe har inntruffet.

I hotell- og restaurantbransjen innebærer katastrofeberedskap at man først og fremst prioriterer gjestenes og de ansattes sikkerhet dersom en naturkatastrofe inntreffer, samtidig som man iverksetter tiltak for å opprettholde viktige tjenester og raskt gjenoppbygge etter katastrofen.

Merk: Katastrofeberedskap er en dynamisk prosess, ikke en statisk tilstand. Det innebærer at virksomheter må tilpasse seg miljøendringer og lære av erfaringer slik at de kan planlegge, forberede seg på, reagere på og komme seg på fote igjen dersom en katastrofe skulle inntreffe.

Oppbygning av beredskapsveilederen

Beredskapsveilederen består av ni nøkkelpunkter, som er delt inn i tre hovedkategorier. For hvert av de ni punktene beskrives:

Hvorfor de er viktige

Hva som må gjøres for å innføre dem

Hvor du kan finne mer informasjon

Der det er aktuelt, har vi lagt til spesielle hensyn som ulike virksomhetstyper bør ta. Dette er tiltak som går utover det felles hovedmålet om å redde liv.

Eksempler på virksomhetsspesifikke hensyn

Der det er aktuelt, har vi lagt til spesielle hensyn som ulike virksomhetstyper bør ta. Dette er tiltak som går utover det felles hovedmålet om å redde liv.

  • Hoteller kan måtte ta imot personer som er evakuert fra katastroferammede områder.

  • Restauranter og kaféer må beskytte matvarene sine og sørge for sikker avstenging av kjøkkenutstyr og gassledninger.

  • Utesteder kan måtte håndtere store folkemengder om natten, ofte i et miljø med mye støy.

Juridiske rammer og standarder

Vær oppmerksom på at beredskapsveilederen er veiledende. Den er ikke bindende for HOTRECs eller NHO Reiselivs medlemmer, og innføring er frivillig.

Alle selskaper må likevel overholde lokal og nasjonal lovgivning, selv om den er strengere enn eller i strid med veilederen.

Der det er relevant, henviser vi også til følgende europeiske og internasjonale standarder og retningslinjer:

Gå direkte til beredskapsveilederen nedenfor, eller last HOTRECs retningslinjer i pdf-format

Retningslinjer for katastrofeberedskap i hotell- og restaurantbransjen

Spesiell merknad om påvirkning av klimaendringer på hotell- og restaurantbransjen 

Klimaendringene skaper flere utfordringer for hotell- og restaurantbransjen, og vil få direkte og indirekte konsekvenser for både hoteller, restauranter, kaféer og utesteder. For å kunne utarbeide effektive kriseplaner som både tar hensyn til dagens farer og risikoer samt fremtidige klimaendringer, er det viktig at hotell- og restaurantbransjen forstår de potensielle konsekvensene av slike endringer. 

Fare for liv og eiendom: Klimaendringer fører til at ekstremvær som tropiske stormer, oversvømmelser og skogbranner rammer oftere og blir mer intense. Slike hendelser kan utgjøre fare for menneskeliv og påføre fysisk skade på eiendom. 

Driftsforstyrrelser: Uvær kan føre til midlertidig stenging av virksomheter, men også til langvarige nedstengninger i områder som er hardt rammet, eller der det er store skader på kritisk infrastruktur som veier, strøm- og vannforsyning. 

Ustabilitet i leverandørkjeden: Klimaendringene påvirker jordbruksproduksjonen og kan skape svingninger i matforsyningen og matvareprisene. Det kan føre til at restaurantene må justere menyene sine, bytte leverandører eller øke prisene, noe som kan påvirke kundetilfredsheten. 

Endringer i turistsesongen: Klimaendringer kan påvirke hvor ettertraktet et reisemål er. Vintersportsteder kan for eksempel få kortere vintersesong, mens sydlige reisemål kan få varmere somre og dermed bli mer populære utenom høysesongen. 

Endringer i turistatferd: Når temperaturen stiger, vil turistene foretrekke aktiviteter der de kan unngå varmen, samt restauranter og steder som tilbyr skygge eller klimaanlegg. 

Varmestress for personale og gjester: Langvarig eksponering for høye temperaturer kan føre til varmestress blant gjester og personale. Dette utgjør en helserisiko og kan medføre økt erstatningsansvar for bedriftseiere. I fremtiden vil det være viktig for virksomheter å sikre at ansatte og gjester kan avkjøle seg. Det kan innebære bedre tilgang til væske, skygge, klimaanlegg og muligheter for hvile. 

Energikostnader: Høyere temperaturer vil føre til større behov for klimaanlegg, noe som igjen vil øke energikostnadene. I motsatt fall kan kaldere og lengre vintre i noen regioner øke oppvarmingskostnadene. 

Forsikring og investeringer: Etter hvert som risikoen forbundet med klimaendringene øker, vil forsikringspremiene for eiendommer i utsatte områder sannsynligvis stige. I tillegg kan investorene bli mer forsiktige med å finansiere virksomheter på steder med høy risiko. 

Vannmangel: Endringer i nedbørsmønstre og økt tørke kan føre til vannmangel, noe som kan påvirke alt fra sanitæranlegg og drikkevannsforsyningen til svømmebassenger og hagestell. Dette kan resultere i et redusert tjenestetilbud, lavere kundetilfredshet og til og med vannkonflikter med lokalsamfunn eller andre virksomheter. 

Unike konsekvenser og viktige hensyn for ulike typer naturfarer / naturkatastrofer

Hetebølge: 
Helserisiko for gjester og ansatte på grunn av høy varme.
Sørg for nedkjølingsområder, rikelig med drikkevann, hatter og solkrem, og gi personalet lette klær.
Evakuering av spesielt utsatte personer, avhengig av hetebølgens alvorlighetsgrad og bygningens evne til å beskytte mot varmen.
Persontransport med luftkondisjonerte kjøretøy kan bli nødvendig.
Større belastning på kjølesystemer og risiko for svikt i klimaanlegg.
Høyere driftskostnader på grunn av økt energiforbruk.
Utfordringer med matsikkerhet på kjøkken som følge av høyere omgivelsestemperatur. 

 Tørke:
Begrensninger i vannforsyningen påvirker sanitære forhold, tilberedning av mat og gjestefasiliteter.
Økte kostnader hvis det må skaffes alternative vannforsyninger.
Driftsmessige utfordringer på grunn av vannsparingstiltak.
Det kan bli nødvendig å endre landskapsarkitekturen og utformingen på uteområder.
Høyere skogbrannfare i områder med mye nærliggende vegetasjon. 

Oversvømmelse:
Fare for elektrisk støt hvis strømmen ikke slås av.
Evakuerings- og transportutfordringer på grunn av oversvømte eller ødelagte veier og broer.
Risiko for vannskader, deriblant vannskade på interiør, inventar, heiser og utstyr samt langvarige problemer med muggdannelse.
Inntrenging av forurenset vann i innendørsområder.
Skader på mat og kjøkkenutstyr på restauranter og kaféer

Jordskjelv:
Konstruksjonsskader på bygninger, som krever umiddelbare sikkerhetsvurderinger før det kan gis adgang til bygningen igjen.
Risiko for brudd på vann-, strøm- og gassledninger, som kan føre til systemforstyrrelser og sekundære farer som elektrisk støt, brann og eksplosjon.
Risiko for skader på kritisk utstyr og infrastruktur.
Behov for jordskjelvbeskyttelse i hele bygningen.
Eventuell bygningsinspeksjon av en bygningsingeniør for å sikre at det er trygt å gå inn i bygningen igjen. '

Storm
Risiko for utvendige og innvendige skader på grunn av sterk vind.
Det kan være nødvendig å forsterke vinduer og dører for å hindre at vinden blåser inn i bygningen og forårsaker skader på bygningskomponenter.
Spesiell avstivning mellom tak og vegg er nødvendig for å hindre at skråtak blåser av bygningen.
Brudd på strøm- og kommunikasjonsledninger.
Fare for personskade på grunn av flyvende gjenstander.
Beskjæring av trær bør utføres regelmessig for å hindre at svake greiner faller ned og forårsaker skader på personer eller eiendom.
Før sterk vind kan uteområder ryddes for stoler, bord og parasoller o.l., for å hindre at de tas av vinden

Skogbrann
Fare for rask spredning i nærheten av skogsområder, fare for personer på eiendommen og risiko for spredning av brann til bygningen.
Fare for innånding av røyk i et større område, også innendørs.
Avbrudd i strøm- og vannforsyningen, noe som fremhever viktigheten av å ha reservesystemer på plass.
Behov for brannsikre materialer.
Behov for branngater, dvs. fjerning av brennbar vegetasjon i nærheten av bygninger.
Ved brann er det avgjørende å holde nøye øye med situasjonen for å fastslå om, når og hvordan evakuering skal finne sted.
Evakueringsvanskeligheter på grunn av blokkerte eller farlige rømningsveier. Forhåndsplanlagte rømningsveier og effektive kommunikasjonsstrategier er nødvendig.
Samarbeid og regelmessig og pålitelig kommunikasjon med det lokale brannvesenet og nødetater er avgjørende. 

Vulkanutbrudd
Fare for at askefall fører til luftveisproblemer og dårlig luftkvalitet. 
Fare for at tak faller inn på grunn av store mengder aske. Det gjelder særlig flate tak.
Forstyrrelser i transportsektoren, inkludert mulig stenging av flyplasser. Forurensning i vannforsyningen.
Ved utbrudd i nærheten kan evakuering bli nødvendig på grunn av lava/pyroklastiske strømmer

Beredskapsveileder trinn 1:

Kartlegg farer og områder

Det første trinnet i katastrofeplanleggingen er å kartlegge hvilke mulige farer som kan ramme eiendommen.

Det bør gjennomføres en risikovurdering for å fastslå sannsynligheten for og mulige konsekvenser av ulike farer. Det er viktig å ta hensyn til eiendommens og det nærliggende områdets unike egenskaper, da de kan gjøre eiendommen mer sårbar overfor farer. 

Å utføre en farevurdering og kartlegge hvordan de unike egenskapene ved eiendommen og området rundt kan påvirke dens sårbarhet overfor slike farer.

Tiltak trinn 1: Farer og områder

Kartlegge naturfarer:

Vurdere risikoen for og potensielle konsekvenser av farer i området, som for eksempel oversvømmelser, hetebølger, tørke, jordskjelv og storm. En bør også kartlegge hvordan disse farene kan utvikle seg over tid som følge av klimapåvirkninger, endringer i arealbruk eller andre faktorer. 

Vurdere sårbarhetsfaktorer i området

Identifisere faktorer på stedet som kan øke sårbarheten overfor naturkatastrofer, for eksempel jordtype, lavtliggende områder, nærhet til forkastningslinjer og topografi. 

Innføre risikoreduserende tiltak

Innføre og opprettholde risikoreduserende tiltak som skygge, kjølestasjoner i forbindelse med hetebølger, (sikre eiendommen med tilstrekkelig energi) vannlagring ved tørke, flomsikringsvern, dreneringssystemer, flomsikrings- og brannmurer. 

Vurdere farer i området:

kartlegge andre mulige farer i området, for eksempel fare for (ras, bekker som går over sine bredder) trevelt, elektriske ledninger eller skader på vei,gassledninger. 

Vurdere farer utenfor området:

undersøke om det finnes bygninger, konstruksjoner eller industrianlegg i nærheten som kan utgjøre en risiko for eiendommen dersom det skulle oppstå skader på disse. 

Kartlegge tilgang til nødtjenester:

 kartlegge hvor nærmeste sykehus og brannstasjon ligger, og sørge for at utrykningskjøretøy har enkel tilgang til området. 

Verktøy for risikovurdering:  

Plattformen Risklayer Explorer vurderer farer i ditt nærområde basert på hvor du befinner deg. https://www.risklayer-explorer.com/region/title=Europe 

Vurdering av bakkebevegelser i hele Europe: https://egms.land.copernicus.eu/ 

Informasjon om klimarisikoer i hele Europe: https://www.eea.europa.eu/ 

Naturlige og menneskeskapte katastroferisikoer i Europa: https://op.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/89fcf0fc-edb9-11eb- a71c-01aa75ed71a1 

Europakommisjonens risikodatahub: https://drmkc.jrc.ec.europa.eu/risk-data-hub#/ 

Beredskapsveileder trinn 2:

Bygningskonstruksjon

Bygningskonstruksjonens utforming og tilstand er avgjørende for hvor godt den tåler fysiske påkjenninger fra farer som jordskjelv, sterk vind og direkte påvirkning fra vann, bygningsrester eller løse gjenstander.

Bygningen skal oppfylle gjeldende byggeforskrifter, som er utarbeidet på grunnlag av en vurdering av farer i området, som jordskjelv, oversvømmelse og storm. Eldre konstruksjoner som ikke oppfyller gjeldende sikkerhetsstandarder, er generelt mer sårbare for farer. Faktorer som bygningsform, takkonstruksjon og tidligere skader, påvirker også bygningens evne til å tåle seismiske laster og vindlaster.

Påvise eventuelle egenskaper ved bygningskonstruksjonen som gjør den utsatt for farer. 

Tiltak trinn 2: Bygningskonstruksjon

Kartlegge bygningens grunnleggende detaljer:

Fastslå bygningens alder, størrelse og antall etasjer(grunnforhold). 

Identifisere bygningskonstruksjonen

(sette seg inn i) gjeldende byggeforskrifter, seismisk design, bygningsform, type fundament, vegger, gulv og tak. 

Vurdere bygningens tilstand

vurdere tilstanden på konstruksjonen, taket og kledningen, dokumentere og overvåke områder med tidligere skader, og bekrefte samsvar med tidligere bygningsinspeksjoner. 

Forsterke bygningens struktur:

installere tverrstivere, påse at taket er godt festet (ikke spikret) til veggen for å hindre oppløft, se etter om betongen er sprukket eller avskallet, undersøke alle bærende elementer regelmessig og foreta nødvendige reparasjoner. 

Designe symmetriske bygninger:

symmetriske bygninger tåler bedre seismiske belastninger. Asymmetriske konstruksjoner bør unngås, for eksempel etasjer med såkalte myke etasjer (underetasje med redusert bæreevne) eller komplekse fotavtrykk. 

Verktøy for risikovurdering av bygningskonstruksjoner 

Plattformen Hotel Resilient hjelper deg med å finne ut hvor motstandsdyktig bygningen er mot ulike farer. 

Retningslinjer for tilstandsvurderinger av bygninger:

Beredskapsveileder trinn 3:

Bygningskomponenter

Sikre bygningskomponenter er avgjørende for å beskytte mennesker og eiendom mot naturkatastrofe

Sikre bygningskomponenter er avgjørende for å beskytte mennesker og eiendom mot naturkatastrofer. Riktig monterte vinduer med sikkerhetsglass og skodder beskytter mot skader fra flygende gjenstander ved storm og kraftig vind, samtidig som de reduserer omfanget av skadene.

Dører og vinduer må være i god stand for å beskytte mot vindskader og sikre effektiv evakuering.

Sikring av potensielle fallfarer er viktig for å hindre personskader ved jordskjelv eller uvær.

Brannsikring er også viktig for å redusere brannspredning. Regelmessig sikkerhetsinspeksjoner bidrar til å påvise og utbedre sikkerhetsproblemer i tide.

Påvise sårbare bygningskomponenter og iverksette tiltak for å styrke komponentene og beskytte dem mot eventuelle farer. 

Tiltak trinn 3: Bygningskomponenter

Påse at vinduene er sikre:

bruk sikkerhetsglass der det er nødvendig, monter vindusbeskyttelse, for eksempel skodder, og sørg for at alle vinduer og dører fungerer som de skal. 

Redusere fallrisiko:

montere støttestag på balkonger, overheng, klimaanlegg, værtak, vanntanker, skillevegger m.m. for å hindre at de faller ned som følge av seismiske eller andre belastninger. 

Iverksette risikoreduserende tiltak:

beskytte viktige områder ved å bruke brannsikre byggematerialer, montere sprinkleranlegg og trykksette rømningsveier. 

Gjennomføre brann-/bygningsinspeksjoner:

sørge for at brannvesenet eller tilsvarende myndighet inspiserer bygningen regelmessig, og overholde anbefalingene som gis.

Avstivingssystemer og retningslinjer:

Retningslinjer for sikring av inventar og utstyr ved jordskjelv (University of California, Berkeley) 

Veileder for resilienst utforming av ikke-strukturelle systemer ved seismisk påvirkning ( University of British Columbia) 

Internasjonale standarder for brannsikkerhet: Common principles ( IFSS / UNECE)  International Fire Safety Standards: Common Principles 

Beredskapsveileder trinn 4:

Infrastruktur og forsyninger

For effektiv katastrofeberedskap er det viktig å sikre at kritisk infrastruktur opprettholdes, som for eksempel vann, strøm og kommunikasjonssystemer.

Bruk av reservesystemer som generatorer og vanntanker sikrer at viktige tjenester kan opprettholdes selv ved forstyrrelser i systemet.

Rutinemessig inspeksjon og vedlikehold er nødvendig for å sikre at kritisk infrastruktur og reservesystemer er i god stand.

For å kunne reagere raskt i en nødsituasjon er det viktig å ha et lager av nødforsyninger som mat, vann og førstehjelpsutstyr.

Det er også viktig at personalet får opplæring i å håndtere og vedlikeholde kritisk infrastruktur, samt bruke reservesystemer og nødforsyninger på en effektiv måte.

For å håndtere en nødsituasjon effektivt må kritisk infrastruktur være robust og operativ:

Vannforsyning: Sikre tilgang til rent vann og alternative kilder ved bortfall.

Strømforsyning: Sørge for reservekraft og nødstrømsløsninger.

Nødforsyninger: Ha tilgjengelige ressurser og logistikk for rask respons.

Vedlikehold: Utfør jevnlig kontroll og oppgradering av systemene for å hindre svikt.

Tiltak trinn 4: Infrastruktur og forsyninger

Identifisere kritisk infrastruktur:

identifisere infrastruktur som er nødvendig for å opprettholde driften i en nødsituasjon, for eksempel elektriske systemer, vann, sanitæranlegg og kommunikasjon.

Beskytte kritisk infrastruktur

innføre risikoreduserende tiltak for kritisk infrastruktur, for eksempel strukturell støtte til frittstående utstyr, seismiske dempere, sumppumper, forhøyning for å beskytte mot oversvømmelse eller installasjon av flom- og støttemurer. 

Innføre reservesystemer:

montere reservesystemer som generatorer og vanntanker for å sikre at viktige tjenester kan opprettholdes ved forstyrrelser i systemet.

Sørge for nødforsyninger:

sørge for tilstrekkelige forsyninger av mat, vann, redningsutstyr, lommelykter og førstehjelpsutstyr for å sikre umiddelbar responsevne. 

Teste og vedlikeholde

Utarbeide en vedlikeholdsmanual for testing og vedlikehold i henhold til produsentens instrukser. 

Lære opp ansatte:

utarbeide og innføre prosedyrer for nøkkelpersonale som de kan følge ved svikt i infrastruktur, og gi dem opplæring i inspeksjon og vedlikehold av kritisk infrastruktur.

Beredskapsveileder trinn 5:

Redning og evakuering

Evakueringsplaner og -systemer er avgjørende for å sikre smidig og effektiv forflytning av gjestene til trygge områder i en nødsituasjon.

Evakueringsplanene må ta høyde for en rekke ulike farescenarioer og sikre at alle som oppholder seg i bygningen, også personer med spesielle behov, blir tatt hensyn til og kan evakuere eller søke tilflukt på stedet ved behov.

Frie, tilgjengelige og trygge rømningsveier er avgjørende. Det samme gjelder evakueringsskilt, kart og instrukser for å sikre at gjestene selv kan evakuere til trygge møteplasser.

For å styrke den generelle beredskaps- og responsevnen er det også viktig at personalet har tilgang til viktige redningsverktøy og har fått opplæring i sine evakueringsroller.

En god evakueringsplan skal sikre trygg og effektiv evakuering for alle gjester og ansatte:

Planlegging: Utarbeid detaljerte evakueringsplaner og -systemer for ulike typer farer.
Scenarioer: Ta høyde for brann, strømbrudd, naturhendelser og andre nødsituasjoner.
Dekning: Sørg for at alle områder – både inne og ute – er inkludert i planen.
Tilgjengelighet: Planene må være godt kjent, tilgjengelige og tilpasset personer med nedsatt funksjonsevne.

Tiltak trinn 5: Redning og evakuering

Utarbeide en evakueringsplan:

lage en plan for sikker forflytning av alle gjester, inkludert personer med spesielle behov, fra alle deler av bygningen til trygge møteplasser. Ta høyde for ulike farer som for eksempel brann, oversvømmelse og storm. 

Ta høyde for ulike scenarioer:

gjennomgå evakueringsplanen på nytt, og oppdatere den for å ta høyde for alle mulige nødscenarioer som for eksempel evakuering om natten, strømbrudd, store folkemengder, dårlig vær, røyk og blokkerte utganger. 

Spore gjestene:

utvikle et system for å spore antall personer i og utenfor bygningen under en evakuering. 

Opprette sikre møteplasser:

utpeke sikre områder både utenfor bygningen for ekstern evakuering (f.eks. ved brann) og inne i bygningen for å søke tilflukt (f.eks. ved oversvømmelse eller storm). 

Opprette trygge rømningsveier:

sørge for at rømningsveier er godt opplyste, tilgjengelige og uten hindringer, slik at gjestene kan komme seg raskt og trygt ut. 

Montere evakueringsskilt:

sørge for at det finnes tydelige skilt og kart som viser gjestene vei til trygge møteplasser, selv ved strømbrudd. 

Samordne med nødetatene:

sørge for å samordne evakueringsplanene med nødetatene. 

Kjøpe inn grunnleggende redningsutstyr:

sørge for at nødvendig utstyr er tilgjengelig til bruk i redningsarbeidet før ekstern hjelp er på stedet, for eksempel medisinsk utstyr, bårer, rullestoler, hammere, brekkjern m.m. 

Gi personalet opplæring

definere personalets roller i en evakueringssituasjon, gi opplæring i deres ansvarsområder og gjennomføre beredskapsøvelser for å teste evakueringsplanene.

Spesielle hensyn for hoteller 

  • Hotellgjester har vanligvis ikke et annet sted å være. Hotellene bør derfor ha effektive rutiner for å sikre at bygningen er trygg før gjestene slippes inn igjen etter en katastrofe. 
  • Hotellene må også være forberedt på at det kan oppstå evakueringssituasjoner mens gjestene sover. 
  • Hotellene kan bli bedt om å sørge for grunnleggende behov til tross for forstyrrelser i infrastruktur og forsyningskjeder, deriblant mat, vann, sanitæranlegg, kommunikasjon, medisinsk hjelp og transport. 
  • Hoteller kan bli brukt til å innkvartere evakuerte fra andre områder. Det bør derfor foreligge planer for å koordinere denne innsatsen, inkludert:
    • transport fra berørte områder til hotellet
    • rask skadeevaluering etter en katastrofe
    • effektive prosedyrer for trygg tilbakevending av gjester til hotellet etter en farehendelse
    • ivareta gjestene hvis hotellet ikke er beboelig

Spesielle hensyn, restauranter og kafeer 

  • Restauranter og kaféer ligger ofte i første etasje. Ved flom kan det være nødvendig å ha planer eller avtaler om å flytte gjestene til bygningens øverste etasjer, eller til andre bygninger. 
  • Restauranter og kaféer kan være små nok til at muntlig kommunikasjon er tilstrekkelig ved evakuering, i stedet for varslingssystem. 
  • Restauranter har ofte ikke korridorer, men store åpne områder. Utgangsskilt bør derfor monteres slik at de er synlige fra alle områder. 
  • For å hindre brann- eller eksplosjonsfare bør kjøkkenområder ha tydelige retningslinjer for hvordan utstyr skal stenges av ved evakuering. 
  • Det kan bli nødvendig å transportere gjestene til et annet sted. 

Spesielle hensyn, utesteder

  • Utesteder har ikke alltid et utendørsområde på eiendommen som gjestene kan evakuere til. Det kan være nødvendig å inngå avtaler med naboeiendommer eller bygningseiere om tilgang til en trygg møteplass.(brukes også på hotell?) 
  • Utesteder ligger ofte i første etasje. Ved flom kan det være nødvendig å ha planer eller avtaler om å flytte gjestene til bygningens øverste etasjer, eller til andre bygninger. 
  • For å hindre brann- eller eksplosjonsfare bør(?) kjøkkenområder ha tydelige retningslinjer for hvordan utstyr skal stenges av ved evakuering. 
  • Det er viktig at evakueringsplanene omfatter evakuering av gjester om natten. Nødbelysning som er koblet til reservestrøm i tilfelle strømbrudd, er derfor avgjørende. 
  • Utesteder må også ta hensyn til at det kan være mange besøkende på visse tidspunkt, og trengsel kan gjøre evakuering vanskelig.

  • For utesteder som serverer alkohol, må evakueringsplanene ta hensyn til evakuering av berusede personer

  • Det kan bli nødvendig å transportere gjestene til et annet sted  

    Mer informasjon 

    Brannsikkerhet i eksisterende hotell (EU, Eur-Lex) 

    VeiBrannsikkerhet for restauranter (CFPA Europe)

    Beredskapsveileder trinn 6:

    Varslingssystemer

    Varslingssystemer er avgjørende for å sikre at gjester og ansatte reagerer raskt og sikkert i en nødsituasjon.

    Varslingssystemet skal varsle gjestene ved hjelp av både visuelle og akustiske signaler, og gi klare instrukser om hva de skal gjøre.

    Regelmessig testing og vedlikehold er viktig for at varslingssystemene skal fungere som de skal.

    Det er svært viktig at personalet har fått opplæring i å forstå og reagere riktig på ulike nødvarsler

    Påse at det finnes effektive systemer for å varsle og veilede gjester og ansatte i en eventuell nødsituasjon. 

    Tiltak trinn 6: Varslingssystemer

    Overvåke farer:

    opprette og innføre et system for å overvåke utviklingen av farer i området, for eksempel skogbrann, uvær, flom, hetebølger og tørke. Montere brann-/røykvarslere i hele bygningen for å oppdage brann i bygningen. 

    Montere varslingssystem

    installere et varslingssystem i bygningen for å varsle ansatte og gjester om farer, både visuelle og akustiske varsler, og gi instrukser om hva de skal gjøre (f.eks. stemmestyring, universell utforming og varsling av personer med funskjonsvariasjoner)

    Teste systemet:

    teste varslingssystemet regelmessig for teknisk funksjonalitet, effektivitet og dekning i alle områder av bygningen og omkringliggende eiendom, og sørge for nødvendig vedlikehold eller oppdatering. 

    Gi personalet opplæring

    lære opp personalet til å tolke vær- og nødvarsler fra offisielle kilder, hvordan de skal varsle, og hvordan de skal reagere på ulike varsler.

    Retningslinjer for europeiske medlemsland og offentlige varslingssystemer:

    Beredskapsveileder trinn 7:

    Krisekommunikasjon

    Når en krise oppstår, må informasjon nå frem raskt og presist. En gjennomarbeidet kommunikasjonsplan gjør det mulig å samordne budskap og skape trygghet blant gjester, ansatte og samarbeidspartnere.

    Under og etter en katastrofe kan det være avgjørende å samarbeide med nødetatene for å ivareta liv og helse, blant annet ved evakuering, søk og redning, dersom det er behov for medisinsk hjelp eller for å dekke grunnleggende behov som mat, vann og husly.

    Kommunikasjon mellom de ansatte og med gjestene kan også bidra til å ivareta deres sikkerhet før, under og etter en nødsituasjon

    Krisekommunikasjonsplanen skal sikre pålitelig kommunikasjon med gjester, ansatte, nødetater og eksterne interessenter som nyhetsmedier og offentligheten.

    Tiltak trinn 7: Krisekommunikasjon

    Utarbeide en krisekommunikasjonsplan:

    kartlegge hvordan personalet skal kommunisere med hverandre, med nødetatene og med gjestene i ulike nødscenarioer, inkludert ved strømbrudd og forstyrrelser i kommunikasjonsnettverket.

    Det kan innebære opprettelse av et krisehåndteringsteam, forhåndsgodkjente meldingsmaler, og opprettelse av kommunikasjonskanaler.     

    Opprette kommunikasjonssystemer:

    etablere kommunikasjonssystemer for å kommunisere med gjestene, inkludert digitale (mobilsamtaler, tekstmeldinger, apper for sosiale medier osv.) og enklere løsninger (personlig kontakt, skriftlige meldinger, oppslagstavler osv.) for å sikre alternative kommunikasjonsmåter. 

    Utarbeide prosedyrer for kommunikasjon i nødsituasjoner

    sørge for at det innføres rutiner for ansatte for tilkalling av nødhjelp, kommunikasjon om eiendommens tilstand etter en katastrofe samt håndtering av spørsmål fra media eller offentligheten om en nødsituasjon som har inntruffet på eiendommen. 

    Gi personalet opplæring:

    gi personalet opplæring i krisekommunikasjonsplanen og sørge for at beredskapsøvelser omfatter krisekommunikasjon med personalet, gjester, nødetater og andre eksterne interessenter

    Spesielle hensyn: Hoteller 

    Hotellene må kommunisere med personer som oppholder seg i en rekke ulike hotellområder, for eksempel på gjesterom, i selskapslokaler, parkeringshus, bassengområder, treningsrom, offentlige toaletter og restauranter. 

    Det anbefales å bruke flere ulike kommunikasjonskanaler, særlig på store hoteller der det er viktig å nå ut til mange gjester. 

    Spesielle hensyn: Restauranter og kaféer 

    Mindre restauranter og kaféer kan legge mer vekt på personlig kommunikasjon. 

    Speiselle hensyn: Utesteder 

    Store arenaer med mange mennesker vil også ha behov for flere former for kommunikasjon, inkludert høyttalere eller digitale metoder (tekstmeldinger, apper for sosiale medier). 

    Mindre arenaer kan legge mer vekt på personlig kommunikasjon, men megafoner kan være nødvendig hvis det er mye støy. 

    HOTRECs anbefalte ressurser: 

    Sosiale medier og krisekommunikasjon; Social Media and Crisis Communication in Tourism and Hospitality | SpringerLink 

    Slik utviker du en krisekommunikasjonsplan: Developing an emergency communications plan: A template for business continuity professionals | TechTarget 

    Emergency and Crisis Communications Report 2023 

    Beredskapsveileder trinn 8:

    Beredskap og håndtering

    Katastrofeberedskapsplaner og -prosedyrer er nødvendige for å sikre rask og effektiv respons i en nødsituasjon.

    God planlegging muliggjør rask beslutningstaking og fordeling av ressurser, og sørger for at både gjester og ansatte er trygge i nødsituasjoner.

    Påse at det finnes effektive systemer for å varsle og veilede gjester og ansatte i en eventuell nødsituasjon. 

    Tiltak trinn 8: Beredskap og håndtering

    Utarbeide en risikostyringsplan for katastrofer:

     påse at planen tar for seg de farer og risikoer som ble påvist i katastroferisikovurderingen. Planen bør skissere strategier for å redusere konsekvensene av farer før, under og etter en hendelse. 

    Planlegge kartlegging av skadeomfanget etter en katastrofe:

    utarbeide prosedyrer for å evaluere skadene, vurdere konsekvenser og sikkerhetsproblemer, sikre trygg tilbakevending og kartlegge kritiske behov.

    Samordne med lokale ressurser:

    koordinere med interessenter som kan bistå i respons- og gjenopprettingsarbeidet, for eksempel nødetater, tjenesteleverandører og lokale bedrifter 

    Dokumentere alle sikkerhetshendelser:

    utarbeide og innføre prosedyrer for å dokumentere alle sikkerhetshendelser og beredskapstiltak som ble iverksatt under og etter en nødhendelse. 

    Fastsette personalets roller i nødsituasjoner:

    definere personalets roller og ansvarsområder i ulike typer nødsituasjoner, og sørge for at reservepersonalet er tildelt kritiske roller. 

    Gi personalet opplæring

    lære opp personalet i deres roller og ansvarsområder og gjennomføre beredskapsøvelser for å teste katastrofeplanene. 

    Utarbeide SOP-er og sjekklister for sikkerhet:

    standard driftsprosedyrer (SOP-er) for farehendelser må innføres slik at de ansatte vet hva de skal gjøre. Det er også viktig at personalet får opplæring i prosedyrene. Sjekklister for sikkerhet kan også hjelpe personalet i situasjoner med høyt stressnivå som krever rask, men sikker handling. 

    Oppdatere katastrofeplaner

    oppdatere katastrofeplanene for å ta med ny informasjon om farer eller sårbarhet, erfaringer fra katastrofehendelser eller personalets tilbakemeldinger fra beredskapsøvelser og faktiske hendelser

    Spesielle hensyn

    Hoteller 

    • Hoteller kan bli kontaktet og bedt om å innlosjere personer som er rammet av en katastrofe. Hotellet må sørge for å ha en effektiv prosedyre for dette. Som en del av prosedyren skal en fagperson utføre en skadevurdering etter at en katastrofe har inntruffet, for å sikre at det er trygt å gå inn i bygningen igjen. 

    Restauranter og kaféer 

    • Ta i betraktning vanlige farer som brann på kjøkken og gasslekkasjer. 
    • Utarbeide prosedyrer for sikker håndtering av mat ved strømbrudd eller andre hendelser som kan påvirke oppbevaring av maten. 
    • Utarbeide planer for å beskytte kritisk utstyr som kjøkkenutstyr, apparater og ventilasjonssystemer. 

    Utesteder 

    • Iverksette tiltak for å håndtere store folkemengder i nødsituasjoner, inkludert tydelig skilting og lett tilgjengelige utganger. 
    • Beskytte lyd- og lysutstyr og andre tekniske installasjoner mot potensielle skader, og sørge for å ta sikkerhetskopier. 
    • Samarbeide tett med sikkerhetsteamene for å håndtere nødsituasjoner på en effektiv måte, og sørge for at de har fått opplæring i å håndtere ulike scenarier.

    Ressurser: 

    Disaster and Emergency Planning and Preparedness in Hotels 

    Eksempel på plan for hoteller og feriesteder: Hurricane Management Guide for Hotels and Resorts (ncrla.org) 

    Beredskapsveileder trinn 9:

    Fortsatt drift

    Kontinuitetsplanlegging er avgjørende for å sikre at viktige tjenester opprettholdes under og etter en katastrofe.

    God planlegging bidrar til å redusere nedetid og økonomiske tap, som er avgjørende for at en virksomhet skal overleve etter en katastrofe.

    Dette innebærer å utvikle robuste prosedyrer for rask gjenoppretting av kritiske forretningsfunksjoner, budsjettere for omfattende reparasjoner og vurdere hvordan potensielle forstyrrelser kan påvirke viktige operasjoner.

    Utvikle en strategi for å fortsette å levere viktige tjenester under og etter en katastrofesituasjon, inkludert mekanismer for å minimere nedetid og økonomisk tap. 

    Tiltak trinn 9: Fortsatt drift

    Utarbeide en kontinuitetsplan for virksomheten

    utarbeide og innføre prosedyrer for å opprettholde eller gjenopprette kritiske forretningsfunksjoner etter en katastrofe. 

    Budsjettere for reparasjoner

    opprette et reservefond for å dekke kostnadene ved større reparasjoner og utskifting av viktige driftsmidler. 

    Vurdere konsekvenser for virksomheten

    identifisere kritiske forretningsfunksjoner, analysere konsekvensene av driftsavbrudd forårsaket av katastrofen og fastsette maksimal toleranse for driftsavbrudd for hver enkelt forretningsfunksjon. 

    Diversifisere leverandørkjeden

    opprette kontakt med reserveleverandører i tilfelle avbrudd i leverandørkjeden eller tjenestene samt bygge relasjoner med lokale produsenter for å forkorte leverandørkjedene og redusere sårbarheten. 

    Sikre reserveløsninger for strøm og data:

    opprette reservestrømforsyning, investere i alternativ energi og sørge for ekstern sikkerhetskopiering av data.

    Spesielle hensyn

    Hoteller 

    • Prioritere gjestenes sikkerhet og komfort, og opprettholde drift av kritiske funksjoner som nødbelysning, oppvarming og kjøling samt resepsjonsdrift. 
    • Opprettholde kontinuitet i alle tjenester, deriblant reservasjonssystemer, romservice og rengjøring

    Restauranter og kaféer 

    • Sørge for reservestrømforsyning for kritisk utstyr som kjøleskap og frysere. 
    • Utarbeide og innføre prosedyrer for å opprettholde matsikkerhet ved forstyrrelser som påvirker kjøling. 
    • Ha et reservefond for å dekke tap av lett bedervelige varer og uforutsette utgifter. 
    • Sørge for å ha en fleksibel leverandørkjede med alternative leverandører og reservemenyer som kan tilpasses etter tilgjengelige råvarer. 

     

    Utesteder 

    • Ha beredskapsplaner for å endre tidspunkt eller sted for arrangementer med minst mulig forstyrrelse. 
    • Tegne forsikring som dekker mulige inntektstap som følge av avlyste arrangementer samt skader på utstyr

    Ressurser: 

    Retningslinjer for fortsatt drift og gjenoppretting etter katastrofer: BCDR_Pillar_PDF_Download.pdf (ttgtmedia.com) 

    What Is Business Continuity and Disaster Recovery? (oracle.com)

    Avmeldingen er mottatt!

    Din e-post: